Collega's

Deze privacyverklaring vormt een aanvulling op de Privacyverklaring van CME Group voor collega's en beschrijft hoe CME Group persoonsgegevens verzamelt en verwerkt van huidige en voormalige werknemers, interne consultants, contractanten, tijdelijk personeel en tussenpersonen met fysieke of logische toegang tot CME Group (hierna "collega's" "u" of "uw") als onderdeel van onze reactie op de coronaviruspandemie (COVID-19). Met name voor toegang tot onze faciliteiten kan het zijn dat u deze activiteiten m.b.t. de COVID-19-respons naar tevredenheid van CME Group moet uitvoeren:

• Aanvraag voor toekomstige terugkeer naar kantoor (als u voornemens bent om op vrijwillige basis een aanvraag in te dienen voor terugkeer naar kantoor);
• Screeningvragenlijst;
• Thermische screening; en
• Activiteiten voor het traceren van contactpersonen op locatie binnen onze faciliteiten of anderszins.

Daarbij kan u worden gevraagd persoonsgegevens te verstrekken, waaronder informatie over uw gezondheid, zoals verder in dit beleid beschreven. In deze aanvullende privacyverklaring wordt daarom uiteengezet hoe we informatie die is verzameld in het kader van de COVID-19-responsactiviteiten gebruiken en beschermen en wat uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens zijn. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over u waaruit uw identiteit kan worden opgemaakt. Anonieme gegevens vallen daar niet onder. 

Deze privacyverklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst of enige andere overeenkomst voor de verlening van diensten. Voor alle duidelijkheid: de uitvoering van deze verklaring met betrekking tot enige persoon heeft niet tot doel uw uit uw relatie met ons voortvloeiende status of hoedanigheid te wijzigen.

De afdeling van CME Group waar u in dienst bent, is verantwoordelijk voor het gebruik van de persoonsgegevens die worden verzameld via de hierboven beschreven kanalen, en in landen waar deze een relevant onderscheid vormen, is dat de verwerkingsverantwoordelijke.

Terug naar boven

In dit gedeelte wordt uiteengezet hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt in verband met activiteiten op de werkplek als reactie op COVID-19 evenals de soorten persoonsgegevens die elke responsactiviteit kan verzamelen. Deze activiteiten kunnen worden uitgevoerd door CME Group of via een derde partij. Houd er rekening mee dat deze responsactiviteiten per locatie kunnen verschillen.

Aanvraagformulier voor toekomstige terugkeer naar kantoor

Collega's die terugkeren naar de faciliteiten van CME Group moeten informatie indienen, ongeacht of de terugkeer vrijwillig is of niet.  Informatie die wordt verzameld als onderdeel van uw terugkeer naar kantoor, staat gedetailleerd beschreven in de COVID-19 & Terugkeer naar kantoor-updates.  Op deze pagina vindt u de meest recente informatie conform elk CME-kantoor.   

Screeningvragenlijst

Voordat u wordt toegelaten tot de faciliteiten van CME Group, kunnen we u vragen een screeningvragenlijst (de "vragenlijst") in te vullen om te bepalen of u symptomen van COVID-19 vertoont of onlangs bent blootgesteld aan COVID-19.  In de vragenlijst wordt u gevraagd een aantal vragen te beantwoorden over uw gezondheid, uw recente reisgedrag en uw mogelijke contact met mensen met of met risico op COVID-19. Waar wettelijk toegestaan, kan de vragenlijst u ook verzoeken uw vaccinatiestatus te verifiëren.  Het doel van de vragenlijst is om CME Group te helpen mensen die op kantoor komen te beschermen, evenals andere collega's en bezoekers op locatie. Bij aankomst op een faciliteit van CME Group kunt u worden gevraagd uw toegangspas te tonen.  Raadpleeg voor meer informatie de "Terug naar kantoor-benadering". 

Lichaamstemperatuur meten

We kunnen gegevens over uw lichaamstemperatuur verwerken.  We kunnen met name mensen die binnenkomen bij onze faciliteiten controleren op een verhoogde lichaamstemperatuur om te bepalen of u symptomen van COVID-19 vertoont. 

Collega's die toegang hebben tot de handelsvloer van CME Group worden gevraagd deel te nemen aan een lichaamstemperatuurmeting.

Tijdens een lichaamstemperatuurmeting verzamelen we uw lichaamstemperatuur zoals aangegeven door ons apparaat waarmee we uw lichaamstemperatuur meten op het moment van de meting. Wanneer we apparatuur gebruiken om uw lichaamstemperatuur te meten, dan betreft het een speciale camera die uw lichaamstemperatuur detecteert en, als de technologie detecteert dat u koorts hebt, een videobeeld van u maakt. De apparatuur die we gebruiken om beelden te maken en op te slaan, registreert alleen lichaamstemperatuurmetingen wanneer de waarde aangeeft dat iemand mogelijk verhoging of koorts heeft.  De apparatuur neemt geen geluid op, en CME Group koppelt het beeld dat wordt verzamelt met de lichaamstemperatuurwaarde bij mensen met mogelijke verhoging of koorts niet aan andere informatie die u kan identificeren.

Zodra de temperatuurmeetapparatuur uw lichaamstemperatuur meet, gaat er een groen, rood of blauw lampje branden dat aangeeft of u toegang krijgt tot de faciliteiten van CME Group. Dit scherm is alleen zichtbaar voor medewerkers van CME Group Global Security. Als uw lichaamstemperatuur hoger is dan 37,8°C, gaat er een rood lampje branden en wordt u mogelijk naar een privéruimte geleid om te worden beoordeeld door personeel van het CME Healthcare Center. Personeel van het CME Healthcare Center kan informatie over de eerste beoordeling vastleggen.

Voor collega's met een lichaamstemperatuur boven 37,8°C kunnen we uw lichaamstemperatuur koppelen aan uw naam en werknemersnummer/badgenummer en wordt u mogelijk toegang tot de faciliteit ontzegd. CME Group kan informatie vastleggen om een bedrijfsdossier bij te houden van collega's die geen toegang hebben gekregen tot een faciliteit van CME Group.

Contacten traceren

In het geval dat een collega positief test op COVID-19, gebruiken we methoden voor het identificeren en informeren van andere collega's met wie de besmette persoon mogelijk in contact is geweest op de werkplek. We kunnen de informatie die is verstrekt als onderdeel van de screeningvragenlijst gebruiken om contact op te nemen met collega's van degene die positief is getest. We ondervragen de collega en maken gebruik van plattegronden en dossiers over badgeactiviteiten. Over het algemeen onthullen we de identiteit van de besmette persoon niet aan andere collega's of bezoekers. Het traceren van contacten buiten faciliteiten van de CME Group wordt overgelaten aan de relevante overheidsinstanties.

Vergaderingen en mededelingen

Om de activiteiten m.b.t. de COVID-19-respons uit te voeren zoals beschreven in deze privacyverklaring, kunnen we specifieke bevindingen met u bespreken of eventuele vragen die u ons stelt beantwoorden. Bijvoorbeeld bij het traceren van contacten kan het nodig zijn met u praten over gedeeltes van de werkplek waar u toegang toe had of andere collega's toegang toe hadden met wie u contact hebt gehad. Deze mededelingen kunnen persoonlijk, telefonisch of via elektronische berichten worden gedaan. 

 Houd er rekening mee dat we websites of apps kunnen gebruiken voor het uitvoeren van activiteiten m.b.t. onze COVID-19-respons en het vastleggen van alle persoonsgegevens die in dit gedeelte worden besproken. De website of app kan ook bepaalde informatie verzamelen met betrekking tot hoe u de website of app hebt geopend of gebruikt, zoals uw IP-adres, apparaat-ID of andere blijvende identificatiemiddelen.

We kunnen ook informatie verkrijgen van derden, zoals laboratoria die COVID-19-tests uitvoeren. Het door u verstrekken van persoonsgegevens aan derden is onderworpen aan het privacybeleid van die derde partij.

Het documenteren van uitkeringen

Om de uitkeringen die worden aangeboden als reactie op COVID-19 te kunnen beheren, kunnen we gegevens verzamelen over uw gezondheid of van mensen in uw huishouden, waar dit wettelijk toegestaan. De afdeling Human Resources Benefits van CME Group of de externe verlofbeheerder kan zo nodig vragen om verificatie van uw COVID-19-testresultaten of die van uw gezinslid evenals om andere documentatie. Wij verzamelen deze informatie rechtstreeks van u. Meer informatie vindt u op COVID-19 & Terugkeer naar kantoor-updates.

Terug naar boven

CME Group verzamelt informatie over de vaccinatiestatus van collega's conform de toepasselijke wetgeving. CME Group verzamelt vaccinatiegegevens om te voldoen aan lokale mandaten met betrekking tot mond-neusmaskers en afstand houden om het COVID-19-beleid van CME Group inzake betaald verlof (paid time off, PTO) toe te passen en te voldoen aan alle vaccinatiemandaten die door overheden en andere regelgevende instanties worden vereist.  

Terug naar boven

Algemeen gezien delen we de persoonsgegevens beschreven in deze privacyverklaring doorgaans alleen met niet-CME Group-partijen (a) wanneer dit wettelijk is vereist (bijv. als melden bij lokale gezondheidsautoriteiten verplicht is), of (b) als we onszelf verbinden aan ondersteuning bij activiteiten m.b.t. COVID-19-respons, bijvoorbeeld onze dienstverleners, medisch personeel dat lichaamstemperatuurmetingen uitvoert of symptomatische collega's adviseert of leveranciers van apps die antwoorden op de vragenlijst verzamelen.

Binnen CME Group delen we alleen de persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring met CME Group HR, CME Group Business Continuity Management, CME Group Global Security en personeel van het CME Group Healthcare Center en uw supervisor/manager voor zover nodig om de in deze privacyverklaring beschreven doelen te bereiken.  Uw supervisor/manager en het hierboven genoemde personeel van CME Group moeten mogelijk andere collega's op de hoogte stellen van uw situatie. Uw vaccinatiestatus wordt alleen doorgegeven aan een beperkt aantal personeelsleden van het CME Group Healthcare Center en CME Group HR om de in deze kennisgeving beschreven activiteiten uit te voeren en om te voldoen aan alle meldingen zoals verplicht door lokale overheden en andere regelgevende instanties.

Terug naar boven

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens, waaronder gegevens over uw gezondheid, uitsluitend te gebruiken zoals afgeleid uit de activiteiten die in deze kennisgeving zijn uiteengezet, voor zover relevant, noodzakelijk en toegestaan zijn door de toepasselijke lokale wetgeving. Tenzij anders vermeld, zijn onze rechtsgrondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens als volgt:

• Om te voldoen aan onze rechtmatige belangen conform Artikel 6 lid 1 sub f van de AVG in de EU/het VK, bijvoorbeeld voldoen aan onze rechtmatige noodzaak om uw geschiktheid voor toegang tot onze faciliteiten te beoordelen om uw gezondheid en veiligheid en die van onze collega's en andere bezoekers te beschermen, en om met u te communiceren. Houd er rekening mee dat onze verplichtingen op het gebied van gezondheids- en veiligheidswetgeving kunnen verschillen per regio waarin wij actief zijn.
• Om ervoor te zorgen dat wij voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsverplichtingen van CME Group krachtens het arbeidsrecht, met name Artikel 6 lid 1 sub c en Artikel 9 lid 2 sub b van de AVG in de EU/het VK.
• Om redenen van openbaar belang op het gebied van de volksgezondheid krachtens Artikel 9 lid 2 sub i van de AVG in de EU/het VK kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens, inclusief gevoelige gegevens, verwerken. 

De speciale soorten persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van deze kennisgeving zijn:

• Gegevens met betrekking tot de gezondheid van collega's die zijn afgeleid van de vragenlijst, vergaderingen en communicatie met u, het toepassen van betaald verlof vanwege COVID-19 en lichaamstemperatuurmetingen.
• Gegevens met betrekking tot de gezondheid van gezinsleden van collega's die door collega's zijn verstrekt in het kader van het Betaald verlof-beleid voor zorgverleners m.b.t. het COVID-19-beleid van CME-groep

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden die betrekking hebben op uw dienstverband, bijvoorbeeld het bijhouden van ziekteverzuim- en andere absentielijsten, doen wij dat conform het Privacybeleid van CME Group voor collega's.

Terug naar boven

We bewaren uw verzoeken, antwoorden op de vragenlijst en informatie over de vaccinatiestatus zo lang als nodig om te voldoen aan de doelen zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wij bewaren uw lichaamstemperatuurwaarde niet langer dan de werkdag waarop de waarde door ons is verkregen.

Voor overige gegevens die zijn verzameld in het kader van deze privacyverklaring, bewaart CME Group persoonsgegevens voor de duur van de zakelijke relatie, voor de duur van de COVID-19-respons van CME Group of, mits noodzakelijk, conform het interne beleid inzake dossierbeheer en -bewaring.

Wij bepalen de passende termijn voor het bewaren van persoonsgegevens aan de hand van de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid ervan, het risico van schade als gevolg van ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde bekendmaking van uw persoonsgegevens, de doelen van onze verwerking van uw persoonsgegevens, de vraag of we deze doelen met andere middelen kunnen bereiken en de geldende rechtsvoorschriften. We nemen ook de vereisten en richtlijnen in overweging die zijn uitgegeven door relevante gezondheidsautoriteiten en overheden.

Persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring worden bewaard en gewist conform het beleid beschreven in het Privacybeleid van CME Group voor collega's.

Terug naar boven

Voor zover de toepasselijke lokale wetgeving in uw land vereist dat wij uw toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dient u er rekening mee te houden dat u door deel te nemen aan de activiteiten m.b.t. COVID-19-respons wordt geacht akkoord te gaan met de verwerking zoals uiteengezet in dit beleid.

Terug naar boven

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring, hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens of over het uitoefenen van rechten, raadpleeg dan één van de contactpersonen die staan vermeld in de Privacyverklaring van CME Group voor collega's.

Terug naar boven