求職者私隱政策

本政策為有意進入芝商所工作的個人提供有關我們如何處理求職者個人資料的資訊。

1.此公告的目的和範圍是什麼?

芝加哥商業交易所集團公司(CME Group Inc.)及其各子公司和關聯公司(合稱「芝商所」)致力保護您的個人資料。此政策的目的在於讓所有申請芝商所僱佣或聘用的個人(求職者、「您」、「您的」)瞭解芝商所如何處理其個人資料。此種處理可能包括個人資料的收集、儲存、修改、存取或銷毀,並可透過人工或自動的方式完成此種處理。

個人資料是指可識別出您身份的任何個人相關資料。其中不包括匿名資料。

如果您接受芝商所僱佣或以其他方式受聘於芝商所,我們將需要收集更多您的相關資料並將您的資料用於其他用途,該情況包括在《芝商所同事私隱政策》範圍內,當您收到錄用通知時,您將獲提供該政策的存取權限。


2.我們可能會持有哪些類別的您的個人資料?

我們可能在相關及必要之限度內以及本地相關法律允許的範圍內收集、儲存和使用以下類別的您的個人資料:

  • 可識別出您身份的資料
    例如,您的姓名、出生日期、護照、簽證、駕照、政府簽發的身份證號碼、車輛登記號碼、簽名。
  • 個人聯絡方式
    例如,地址、電話號碼和個人電子郵箱地址
  • 人口特徵或受保護級別特徵
    例如,性別、婚姻狀況、國籍、居所或居籍及移民狀況
  • 職業或先前或當前就業資料
    例如,職銜、工作地點、工作時數、工作日、工作職責、工作簡歷、技能、興趣、專業會員身份、經驗訊息和合規/培訓記錄
  • 招聘資料
    例如,工作權利證明文件副本、推薦信、工作申請資料、背景調查結果(如適用)、教育背景及層次/學歷、擬入職日期、預定的年假/假期日期、薪資期望以及其他資料,包括簡歷或求職信中包含的資料,或您在面試、評估期間或作為求職流程的一部分以其他方式提供給我們的資料
  • 求職申請狀況
    例如,求職申請的結果和相關理由或撤回求職申請的理由(如適用)
  • 財務詳情
    例如,稅務狀況、開支
  • 通訊
    例如,來自您的或與您相關的書面通訊
  • 互聯網或其他電子網絡活動資料
    例如,資源使用的詳細資料或有關您與我們網絡的某些部分互動的資料
  • 關於資質測試的資料
    例如,心理測試、態度、傾向、能力或資質
  • 音訊、電子、視頻或類似資料
    例如,職業照片、在工作場所或招聘活動中拍攝的照片或閉路電視片段

我們亦可能會在相關及必要之限度內以及本地相關法律允許的範圍內收集、儲存和使用較為敏感的個人資料類別(「特殊類別」):

  • 關於敏感特徵的資料
    例如,相關法律要求或您自願提供的個人國籍、種族或族裔、宗教信仰和工會成員身份
  • 關於刑事定罪和犯罪行為的資料、關於犯罪史的資料,此為招聘流程的一部分並用於評估求職者是否適合某一職位。
  • 生物特徵識別、指紋(如適用)
  • 關於個人健康的資料,包括任何健康狀況及/或傷殘以及藥物和酒精測試結果(如適用)

3. 如何收集您的個人資料?

在相關及必要之限度內以及本地相關法律允許的範圍內:

  • 除了您直接向我們提供的個人資料(例如,透過網上申請、參加面試、完成測試/評估、向我們發送電子郵件或致電我們)外,我們有時亦可能會從第三方收集關於您的某些資料,包括就業及/或招聘機構、前僱主或您的其他推薦人、我們不時使用的招聘網站(如Naukri、NIJobfinder、NI Jobs或eFinancialCareers)、背景調查機構或信貸諮詢機構、政府機構、高等教育院校和其他相關來源;
  • 我們亦可從公司網站、互聯網搜尋、網上股票交易入口或LinkedIn等社交媒體平台收集公開可得的個人簡介資料;且
  • 我們還可透過自動方式收集關於您的資料(例如,當您與我們網絡的某些部分互動時)。

您並非必須向我們提供我們所請求的某些資料,該等資料的提供基於自願原則。然而,為實現此政策所述目的,有些資料為必需,因此,若您未能提供我們在請求時表明須提供的資料,我們或無法成功處理您的求職申請。例如,若我們要求提供您所申請職位的推薦信,而您未能向我們提供相關詳細資料,可能導致我們無法進一步處理您的相關職位申請。


4.兒童的資料

芝商所已確定,根據本政策,兒童被視為未年滿18周歲者。我們偶爾會允許兒童到現場體驗工作/實習,亦會提供獎學金項目。因此,為確定適用範圍和管理相關芝商所設施的出入許可權及有關兒童在現場期間的情況,我們可能收集、處理和分享其個人資料(比如姓名、聯絡方式、父母/監護人、工作史及潛在敏感資料)。


5.我們可能會如何使用您的個人資料和將其用於什麼目的?

芝商所發佈——2019年11月

我們可能會將您的個人資料用於如下目的:

  • •核實您的身份、職位資格,並核實您有合法權利在我們希望僱佣您的國家工作。
  • 核實工作經歷、資質證書、經驗和推薦信。
  • 招聘和選拔,包括面試、評估、入圍、錄用和福利(如適用)。
  • 與您之間有關招聘流程的通訊。
  • 向您發送定期和訂制快訊,其中包括與您的專業領域相關的就業機會、公司新聞、事件及與您的興趣相符的資料(當您決定加入Talent Network時)。
  • 遵守我們在某些司法管轄區內的平等機會和報告義務。
  • 確立、捍衛或行使我們的法定權利。
  • 透過資料分析研究監控和改進招聘流程,以檢討和更好地瞭解求職和招聘趨勢。
  • 對您的招聘作出決定。
  • 確定您的工作條款。
  • 企業行政管理,包括記錄留存義務、審計等;如適用,職前行政管理和管理,包括編製合同和非合同文件(如適用),以及安排系統和建築設施的存取權限。
  • 預防詐騙。
  • 如適用,根據英國金融行為監管局(FCA)高級管理人員與認證制度,確定適宜性。

在相關及必要之限度內以及本地相關法律允許的範圍內,我們亦可能會處理特殊類別個人資料,以作如下額外目的:

  • 我們將使用與您的種族、國籍或族裔和宗教信仰有關的資料,以確保進行有意義的平等機會監測和報告。
  • 我們將使用有關工會會員身份的資料,以確保您作為工會成員的權利不受侵犯。
  • 我們將僅根據滿足我們的美國金融業監管局(FINRA)要求或向個人授予芝商所安全設施和系統的存取權限所需,收集並處理個人指紋,即常駐芝加哥和紐約的人員。在收集生物特徵資料(即指紋)以作背景調查之前,我們會向個人提供一份生物特徵安全政策的副本。
  • 我們將為職業健康的目的使用有關您健康或傷殘狀況的資料,以確保您在工作場所的健康與安全,評估您是否適合工作,以及在您求職成功的情況下提供適當的工作場所調整。

對於若干職位,法律要求我們進行犯罪背景篩查,若規管要求規定我們要採取措施查實您是否曾犯下不法行為或曾參與不誠實、營私舞弊或其他嚴重不當行為,為遵守該規管要求之目的,我們可在必要範圍內以此種方式處理您的個人資料。在任何其他情形下,我們僅會在取得您明確同意之前提下根據相關法律收集和處理犯罪記錄資料。

在前述規定之規限下,我們僅會在您的招聘工作成功及我們已為您提供芝商所相應職位時進行犯罪背景篩查。在該情況下,我們提供的工作機會將以此種犯罪背景篩查完成且結果令人信納為條件。

我們將如何使用與您的受養人有關的資料?

芝商所發佈——2019年11月

在相關法律之規限下,我們可能會收集與您的受養人有關的資料,以遵守我們在移民法律下的法定義務,從而根據您的福利待遇管理他們享有的福利。

我們可能會根據此私隱政策分享或在法律要求的情況下與政府當局分享與您的受養人有關的個人資料。我們將根據此私隱政策和相關法律處理與您的受養人有關的所有個人資料。

自動化決策

當電子系統在沒有人工干預的情況下使用個人資料作出決定時,即產生自動化決策。

我們預料不會基於自動化決策作出任何對您產生重大影響的決定。


6.我們可能會在哪些情況下與他人分享您的個人資料?

我們可能會與芝商所實體、服務提供者或其他第三方分享您的資料。我們要求接收方保護您的資料安全,僅根據我們的指示處理您的個人資料,並依法對待您的個人資料。我們可能會出於若干目的與本節所述實體分享您的個人資料。

  • 芝商所:我們可能會與其他芝商所實體分享您的個人資料,例如,出於業務和行政管理以及差旅和住宿安排目的。
  • 服務提供者:我們可能會與我們聘用的協助我們進行招聘流程的服務提供者分享您的個人資料。此種服務提供者可包括IT或系統維護提供商、系統或數據主機、通訊提供商、背景篩查和網上評估提供商、協助我們進行招聘流程的招聘和獵頭代理機構、記錄留存公司、會計師、審計師或其他專業顧問。
  • 公司交易:我們可能會在必要合理的範圍內分享您的個人資料,以考慮、談判或完成我們業務的兼併、重組或收購或我們部分或全部資產的出售、清算或轉讓。
  • 第三方(根據法律要求):我們將分享您的個人資料,以遵守我們須服從的法律。例如,我們可能會在回應法院命令或傳票時或在回應執法機構的有效請求時分享您的個人資料。
  • 第三方(出於其他目的):我們可能會在必要時與任何第三方分享您的個人資料以保障我們的權利;其中可包括偵測、預防或應對詐騙、知識產權侵權或其他非法活動和保護屬於我們或相關第三方的有形或無形財產的安全。
  • 規管機構和政府當局:我們亦可能需要與規管機構或為在其他方面遵守法律而分享您的個人資料。其中可包括向規管機構(包括,例如資訊專員辦公室、CFTC和健康安全局)和向我們的股東作出披露。

7.您的資料在何處處理?

在相關法律允許的情況下,我們會在芝商所經營業務的任何國家處理我們收集到的來自或關於您的資料。在部分情況下,您的資料可能會被傳輸至不被視為根據相關法律(如歐盟法律)對資料提供充分保護的國家,並且在該等國家儲存和處理。當我們進行此種傳輸時,我們會根據適用法律要求,採取適當保障措施(例如標準合同條款)。針對位於您本國以外的資料,

相關資料可能被相關政府或其機關根據合法命令獲取。如欲獲取有關所採取適當保障措施的更多資料或副本,請聯絡我們:privacy@cmegroup.com


8.我們將保留您的個人資料多長時間?

我們只會在實現此私隱政策中所述目的所必需的時間內保留您的個人資料,除非相關法律要求或我們為保護我們的權利而必需保留更長的時間。

如果招聘工作成功,我們將保留資料,且資料的使用將適用《芝商所同事私隱政策》[您將在入職芝商所之前得到該政策的存取權限。]

如果招聘工作沒有成功,在相關法律要求的情況下,經您同意,我們亦可能會保留您的個人資料並進行處理,以評估您對芝商所未來職位和職責的適宜性。倘若我們之間產生與招聘有關的爭議,我們亦可能會保留您的資料。日後我們將根據我們的資料保留政策和相關法律刪除您的資料。

為了定個人資料的適當保留期,我們會考慮個人資料的數量、性質和敏感性、未經授權使用或披露您個人資料的潛在傷害風險、我們處理您個人資料的目的和我們是否能夠透過其他方式實現這些目的以及適用的法律要求。

在部分情形下,我們可能會對您的個人資料進行匿名化,使其不再與您關聯,在該情況下,我們可能會使用此種資料而不另行通知您(因為一旦匿名則將不再構成個人資料)。


9.您的個人資料是否安全?

我們使用技術、行政管理和物理安全保障措施保護我們所收集或接收的資料免於損失和未經授權的存取、使用、修改或披露。請注意,儘管我們一直在努力,然而,任何安全措施並非完美無缺或無懈可擊。此外,對於您透過我們無法控制的網絡(包括互聯網和無線網絡)向我們傳輸的資料,我們不對其安全負責。


10.您是否享有關於您個人資料的任何權利?

在當地法律的規限下,您可能享有關於您個人資料的某些額外權利。例如,歐盟和其他國家的居民可能有權:存取個人資料;糾正個人資料;要求刪除個人資料;限制我們使用個人資料;反對個人資料的某些用途;接收可用電子格式的個人資料並傳輸給第三方(亦稱為資料轉移許可權);向當地資料保護當局投訴;或撤回任何支持使用或披露個人資料的同意。若對於您可能享有的權利有任何疑問,請透過第12節中列出的渠道與我們聯絡。

如果您居住在加利福尼亞,您可能享有關於您個人資料的某些權利,包括存取我們所持有的您個人資料的權利以及在某些情形下選擇不分享您個人資料的權利。行使您所享權利的請求可發送電子郵件至privacy@cmegroup.com以書面形式提交給我們,或致電+1 866 716 7274。

請注意,為行使任何權利,我們可能會要求您提供額外的個人資料以確認您的身份。


11.芝商所的合法處理依據是什麼?(僅限歐盟)

我們承諾僅在相關及必要之限度內以及本地相關法律允許的範圍內使用您的個人資料。在我們依賴我們合法商業利益的情況下,我們會進行評估,對您與我們的權利進行平衡,以確保我們的利益不會被您保護您資料的利益所淩駕。

此政策中所述不同目的合法依據將如下,以當地法律下適用者為准:

合法依據 目的
在與您建立合同關係之前應您請求採取措施而所必需之舉

• 職前行政管理和管理,包括編製合同和非合同文件(如適用)

• 確定您的工作條款

• 錄用和福利(如適用)

• 必要時與第三方分享資料以建立我們與您的關係

遵守法定義務
  • 核實您的身份、職位資格,並核實您有合法權利在我們希望僱佣您的國家工作
  • 求職者審查和背景篩查
  • 在某些司法管轄區內的平等機會和報告義務
  • 記錄保存和審計義務
  • 遵守僱佣法律以及健康、安全和其他規管義務
  • 回應法院命令或執法機構的有效請求或法律另有要求的資料分享(例如向規管機構或股東披露)
同意
  • 向您發送定期和定制快訊,其中包括與您的專業領域相關的就業機會、公司新聞、事件及與您的興趣相符的資料。
合法利益
  • 核實工作經歷、資質證書、經驗和推薦信
  • 招聘和選拔,包括面試、評估、入圍
  • 與您之間有關招聘流程的通訊
  • 確立、捍衛或行使我們的法定權利
  • 監控和改進招聘流程
  • 對您的招聘作出決定
  • 確定您的工作條款
  • 確保我們業務的安全(例如安排系統和建築設施存取權限)和預防詐騙
  • 透過公司交易管理我們的業務
  • 向芝商所實體傳輸資料,以在所有芝商所實體中進行一致、高效的運營
  • 作為潛在僱主,為了我們在高效管理和運營方面的合法利益,與第三方分享資料

12.此私隱政策是否會變化?

會。我們可隨時更新此私隱政策。對於任何重大變更,我們將在合理可行的範圍內儘快向您提供一份此政策的更新副本。可在我們的私隱頁面查閱此政策的不時最新版本。

我們亦可能不時以其他方式向您通知與處理您個人資料有關的事宜。


13.未能提供個人資料的情況

如果您未能在接到請求時提供某些資料,我們可能無法履行我們與您簽訂的合同(比如向您付款或提供福利),或可能無法遵守我們的法定義務(比如確保工人的健康和安全)。


14.聯絡人

若您對此私隱政策或我們如何處理您的個人資料有任何疑問,或想要行使任何權利,請聯絡私隱合規部:privacy@cmegroup.com

CME Group, Inc.

20 S Wacker Drive

Chicago, IL 60606

1.312.930.1000

1.866.716.7274(僅限美國)

privacy@cmegroup.com

就歐盟/歐洲經濟區境內的資料保護而言:

  • 您個人資料的控制者是您向之申請僱佣或聘用的公司。此實體負責決定我們如何持有和使用您的個人資料。芝商所的完整控制者清單可在此獲取。此外,芝加哥商業交易所(Chicago Mercantile Exchange Inc.,我們的美國母公司)亦為共同資料控制者。此私隱公告代表我們及芝加哥商業交易所提供。
  • 芝商所已指定一名資料保護官,可透過privacy@cmegroup.com與其聯絡。
  • 芝商所公司、芝加哥商業交易所以及上述非歐盟/歐洲經濟區實體均已指定CME Operations Limited作為其在歐盟/歐洲經濟區的代表。